書類の自炊代行について知ろう！自炊代行の基礎知識！

最近、自炊と言う言葉を耳にする機会も多くなってきました。しかし、「自炊ってどういう意味？」「自分で行う場合と代行してもらう場合とどちらが良い？」など、悩んでいる方もいますよね。ここでは、このような自炊の悩みを持った方を対象に、自炊代行の基礎知識をお伝えします。是非、参考にしてみて下さいね。

自炊について

そもそも自炊とは？

自炊と言う言葉の意味を皆さんは知っていますか？自炊と聞くと、自分でご飯を作る意味がありますよね。しかし、ここで説明する自炊と言うのは、そう言った意味合いではありません。ここでお話しする自炊とは、本をデジタルデータ化する為のことを指します。本をデジタルデータ化するには、書籍を裁断機分解することも含めて自炊と言います。本来、自炊という言葉は、p2pソフトウェアが配布目的で自ら書籍をスキャニングすることを言いましたが、スキャニングの際に自らデータを吸い込むことが自炊と言われるようになったきっかけです。今では、本をスキャンすることを自炊と言われるようになっています。

自炊代行とは？

上記の事柄を踏まえて自炊代行と言うのは、自炊を業者に行ってもらうことです。大体の相場の平均価格は、1冊につきおよそ100円程度の料金形態が目安です。自炊代行業者は、基本的に本を裁断してスキャンする所までを行い、裁断した本に関しては業者処分してくれることが殆どです。スキャンしてデータ化されたものは、そのまま送ってくれることはもちろん、USBやDVDなどのメディア対応も可能です。例えば、自炊代行の利用では、これから引っ越しされる方や１人暮らしを始められる方など、自炊代行を利用して自分の手元にある本を電子化させる方が多いです。スキャナー機材も不要で、全ての作業を業者に任せて自炊を行ってもらえるので、とても手軽にサービスを利用することができます。
自炊を自分で行う場合には、スキャナー機材は自分で用意しなくてはならず、多くの時間と手間が発生します。また、自炊したい本が少ない際に、自分でスキャナー機材を購入してまで行うとなると考えものですよね。なので、自分で自炊を行わずに業者に自炊代行する方は少なくありません。

自炊が世の中に広く普及したきっかけとは？

自炊が世の中に広く普及したきっかけと言うのは、スマホやタブレットなどが普及したことが要因に挙げられます。スマホやタブレットは、携帯することができる上に気軽に何処へでも持ち運び可能なので、多くの人は電子書籍で本を読むようになり、そうした背景を機に多くのWebサイトで各電子書籍運営が始まったことが理由です。このような変化と共に、電子書籍の利便性が広まり、手元にある書籍を電子書籍化する考えの方が増えています。さらに、昨今は自炊の際に必要なスキャナーも、安価で購入することが可能になってきており、自分でスキャナー機材を使用して書籍を電子化させる人も多くなってきています。
書籍の電子化は、いつでも常に本を気軽に携帯できることをはじめ、屋外でも読むことが可能です。また、書籍の実物がないので収納や片付けの手間も取りません。それに書類や書籍を電子化することによって、書類や書籍から情報検索が可能になったり、本文データ化を行ってエクセル分析できたり、様々な作業も簡単にできるようになります。電子化させると言うことは、数多くのメリットがあることがお分かり頂けるかと思います。電子書籍にする良さを知らない方は、「手間とお金をかけて自炊する必要があるの？」と思っている方もいると思いますが、電子書籍の利便性と言うのは現代においてはとてもニーズが高く、自炊は多くの方に支持されています。

自炊代行の対象書類・書籍について

図面を自炊する

スキャナー機材が無いとデジタル化することができない書類に、図面が挙げられます。契約書とは異なり、紙面で保管をすることが特に義務ではありません。なので、デジタル化の対象書類に該当します。一見、識別しづらい各図面のファイルであっても、デジタル化によって一瞬で自分が見たい図面が出てくるようにすることが可能です。

ビジネス文書・社内報を自炊する

社内報のデジタル化は、時系列順に会社動向を分かり易く表示することが可能になります。また、ビジネス文書のデジタル化は、クラウド上に置くことでどこからでも書面閲覧を可能にします。

伝票・契約書を自炊する

伝票と言うのは、主に、決済月の経費集計・年度末の決算期で必要ですよね。その間、大事に伝票を保管しなくてはいけませんが、デジタル化で一括管理を行えば紛失リスク回避に繫がります。なので、スムーズに経理計算を進めていくことができます。また、契約書と言うのは、紙の契約書をデジタル化しても契約書の効力はありません。なので、原本を保管していなければなりませんが、デジタル化にすれば検索が容易になるので、大量の契約書管理の際には索引が簡単にできるようにデジタル化するのも良い方法の一つと言えます。

書籍を自炊する

一般の書籍を自炊し電子化することと言うのは、法律的にはグレーゾーンです。各書籍の出版社でもその判断は変わってくるので、書籍を自炊代行する際はそれぞれの出版社の姿勢を確認してから行うようにしましょう。

自炊代行を行う際に押さえておきたいポイントについて

納期について

自炊の納期と言うのは、自炊代行業者でそれぞれ異なってきます。例えば、早い業者であればデジタル化を行う量にもよりますが、1日で納品することが可能であったり、場合によっては納品に一ヶ月近くかかったりする場合もあります。自炊代行の料金設定に関しては、納期が短い程に高く、長くなれば安くなるような仕組みになっています。このように、納期で料金が異なることを覚えておきましょう。

スキャン方法について

自炊代行でも業者によって、書類や書籍などの裁断を行う場合と行わない場合で、スキャン方法が変わることがあります。例えば、裁断を行わない場合、スキャン終了後に原本を裁断せずに返却してくれます。しかし、裁断した方が実は料金的にはお得です。なので、状況に合わせて最適なスキャン方法を選択するのがお勧めです。また、１ページあたりの料金や支払方法なども、自炊代行業者によって変わってくるので、事前に調べておくのがお勧めです。

OCRの有無について

自炊代行業者の中には、OCR処理を行っている業者もあります。OCR処理を行うファイル検索がとても簡単になるので、もしOCR処理が希望であれば、その作業を行ってくれる自炊代行業者を調べておくのがポイントです。OCR処理を行うことで電子化での操作問題防止になるので、やってもらうのがお勧めです。

まとめ

自炊と言うのは、自分で行おうとすると機材購入が必要で、且つ、手間もかかって、色々と労力を要します。なので、自炊は専門の業者に代行してもらうのがおすすめです。もし、企業や会社で資料本棚が圧迫されている場合、そのまま自炊代行へ相談してみましょう。色々な書類や書籍を電子化させることと言うのは、実に数多くのメリットがあることがお分かり頂けたかと思います。書類や書籍を外でも閲覧することが可能であるのはもちろん、膨大な書類や書籍の中から情報を検索して、簡単に探すこともできます。全てを電子化することで、書類や書籍をスッキリさせましょう。